ABSTRACT

Effective and efficient medical record management is essential to improving the quality of health services in various health facilities. However, many studies have shown that late returns and incomplete filling of medical records are still major challenges. The purpose of this literature review is to identify factors that influence the completeness and timeliness of medical record management. The method used is a literature review of studies that focus on individual and organizational characteristics, health worker workload, medical record filling procedures, and reward and punishment policies. The results of the review indicate that the completeness and accuracy of medical record return are influenced by several main factors: (1) individual and organizational characteristics such as discipline and management support, (2) high workload of health workers that reduces the time to fill out medical records, (3) inefficiency and lack of understanding of medical record filling procedures, and (4) inconsistent reward and punishment policies. In conclusion, improving the quality of medical record management requires a holistic approach that involves individual coaching, organizational reform, procedure optimization, and implementation of clear and effective policies.

Keywords: Completeness, Timeliness, Return, Medical Records

ABSTRAK

Pengelolaan rekam medis yang efektif dan efisien sangat penting dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di berbagai fasilitas kesehatan. Namun, banyak penelitian menunjukkan bahwa keterlambatan pengembalian dan ketidaklengkapan pengisian rekam medis masih menjadi tantangan besar. Tujuan dari literature review ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi kelengkapan dan ketepatan waktu pengelolaan rekam medis. Metode yang digunakan adalah tinjauan sistematis terhadap studi-studi yang berfokus pada karakteristik individu dan organisasi, beban kerja tenaga kesehatan, prosedur pengisian rekam medis, serta kebijakan reward and punishment. Hasil review menunjukkan bahwa kelengkapan dan ketepatan pengembalian rekam medis dipengaruhi oleh beberapa faktor utama: (1) karakteristik individu dan organisasi seperti kedisiplinan dan dukungan manajemen, (2) tingginya beban kerja tenaga kesehatan yang mengurangi waktu untuk pengisian rekam medis, (3) inefisiensi dan kurangnya pemahaman terhadap prosedur pengisian rekam medis, dan (4) kebijakan reward and punishment yang tidak konsisten. Kesimpulannya, peningkatan kualitas pengelolaan rekam medis memerlukan pendekatan holistik yang melibatkan pembinaan individu, reformasi organisasi, optimasi prosedur, dan penerapan kebijakan yang jelas dan efektif

Kata Kunci: Kelengkapan, Ketepatan Waktu, Pengembalian, Rekam Medis

Anggiari, G. A. D., Suarjana, N., & Miswarihati, I. A. (2023). Analisis Kelengkapan Pengisian Rekam Medis Pasien Rawat Inap Terhadap Mutu Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Sanjiwani Gianyar. 27–32.

Annahriyah, O., & Wardhani, V. (2021). Kelengkapan Dokumen Rekam Medis : Eksplorasi Faktor Penyebab Dan Solusi. Jurnal Kedokteran Brawijaya, 31(August), 51–54.

Aufa, B. Al, & Nuryanti, E. (2023). Assessment Of Medical Record Document Completeness In Inpatient Units Before And After Starkes Accreditation In A Private Hospital (Issue Icveast). Atlantis Press Sarl. Https://Doi.Org/10.2991/978-2-38476-132-6

Azzari, W. (2022). Pengaruh Beban Kerja Terhadap Kinerja Tenaga Rekam Medis Di Rsud Petala Bumi. Universitas Awal Bros.

Christy, J., & Waruwu, S. S. (2023). Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Berdasarkan Unsur-Unsur Manajemen Di Rsu Bina Kasih Medan Tahun 2021. 8(1), 59–67.

Erawantini, F., Yuliandari, A., Deharja, A., & Santi, M. W. (2022). Strategi Mengurangi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di Rsud Pasirian Lumajang Tahun 2020. 10(2).

Erlindai. (2019). Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di Rs Estomihi Medan Tahun 2019 Erlindai. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 2, 626–636.

Fadilla, R. S., Fannya, P., Yulia, N., Widjaja, L., & Unggul, U. E. (2024). Analisis Faktor Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit ( Literature Review ). Vitalitas Medis : Jurnal Kesehatan Dan Kedoktera, 1(3).

Fadly, F., Kurniasih, D. L. S., Sukawan, A., & Febiani, A. N. (2024). Peningkatan Pelayanan Kesehatan Dengan Penggunaan Tracer Elektronik Di Puskesmas Urug Kota Tasikmala. Edukasi Masyarakat Sehat Sejahtera (Emass) : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 6(2), 64–71.

Fajariani, V., Noor, N. B., & Amqam, H. (2020). Completeness Analysis Of Completeness Filling And Time Of Returning The Medical Record For Inpatient Patients At Regional General Hospital Of Makassar Cit. Ournal Of Asian Multicultural Research For Medical And Health Science Study, 1(2), 74–83.

Gumilar, R. A., & Herfiyanti, L. (2021). Analisis Kelengkapan Rekam Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum Bina Sehat Bandung. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1192–1199. Https://Doi.Org/10.36418/Cerdika.V1i9.163

Halimatusaadah, H. I., & Hidayati, M. (2022). Analisis Kelengkapan Pengisian Rekam Medis Pasien Rj Poli Umum Guna Menunjang Mutu Rekam Medis. J-Remi : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 3(2), 159–168. Https://Doi.Org/10.25047/J-Remi.V3i2.2737

Hanafiah, A., Nindy, E., & Rachman, M. A. (2023). Analisis Beban Kerja Bagian Rekam Medis Di Puskesmas Dau Kabupaten Malang. Sumenep, 5–6.

Hasibuan, A. S., & Permadani, C. (2019). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatanpengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Upt Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Kesehatan Imelda, 5(1), 108–113.

Iftitah, M., Laila, K., Surya, M., Pribadi, W., Ariyanto, O. S., Yunita, P. N., Nanda, S., Rahayu, T., Kesa, W., Pujanggi, A., & Sutha, D. W. (2022). Faktor Penghambat Pelaksanaan Rekam Medis Elektronik Di Rumah Sakit : Narrative Review. 65–71. Https://Doi.Org/10.33560/Jmiki.V12i1.645

Janwarin, L. M., & Makmun, N. (2019). Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit. Moluccas Health Journal, 1(3), 18–24. Https://Doi.Org/10.54639/Mhj.V1i3.254

Liu, C. (2019). Empirical Investigation Of The Factors Influencing Data Completeness In Electronic Medical Records. University Od Technology Sydney.

Lobiondo-Wood, G., & Haber, J. (2015). Nursing Research: Methods And Critical Appraisal For Evidence-Based Practice, Ed 8. Elsevier Mosby.

Mahayathi, I. A. M., Susanto, A. D., & Wasita, R. R. R. (2023). The Impact Of Late Return Of Inpatient Medical Records At Klungkung Regency General Hospital Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Klungkung Perekam Informasi Kesehatan , Universitas Dhyana Pura , Ba. Jurnal Kesehatan, Sains, Dan Teknologi (Jakasakti), 2(3), 75–82.

Meirawaty, G., & Yudianto, K. (2019). Field Experience: Manajemen Strategis Pada Proses Manajemen Keperawatan. Media Karya Kesehatan, 2(2).

Menap. (2019). Pengantar Manajemen Keperawatan. Maghza Pustaka.

Notoatmodjo, S. (2019). Ilmu Perilaku Kesehatan. Rineka Cipta.

Nurmin, Suhadi, & Ruwiah. (2024). Faktor Yang Berhubungan Dengan Ketepatan Pengembalian Rekam Medis Pada Unit Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum Daerah (Rsud) Kota Kendari Tahun 2023. Jurnal Adminsitrasi Dan Kebijakan Kesehatan, 5(2), 260–267.

Prananingtias, R., Peristiowati, Y., Suprapto, S. I., Rekam, B., Pasien, M., Inap, R., & Universitas, S. (2023). Analysis Of Completeness Of Filling In Medical Records And Time To Return Medical Records Of Inpatients At Airlangga University Hospital Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Dan Ketepatan Pengembalian. 10(2), 207–215.

Pratama, M. G., Hastuti, N. M., Palupi, F. H., Mitra, S., & Karanganyar, H. (2022). Literature Review Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Dokumen Rekam Medis Dengan Metode Fishbon. Indonesian Journal Of Health Information Management (Ijhim), 2(3), 1–10.

Purnama, N. (2021). Peran Penting Kelengkapan Rekam Medik Di Rumah Sakit. Brmj : Baiturrahmah Medical Journal, 1(1), 69–76.

Rahmadhani, Oktamianiza, & Puspitasari, A. (2024). Overview Of Return Times For Inpatient Medical Records At Andalas University Hospital. Miracle Get Journal, 01(2), 15–18.

Rizqiana, E., & Sudiartha, I. P. (2022). Analisis Tingkat Kelengkapan Dan Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Perampuan Tahun 2022. Nusadaya Journal Of Multidiciplinary Studies, 1(3), 7–12.

Roviq, A., Soepangat, S., Windiyaningsih, C., & Damayanti, I. (2020). Determinan Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Poli Gigi Dan Mulut Di Rsau Dr . Esnawan Antariksa Jakarta Tahun 2019. Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit, 4(1).

Sandika, T. W., Hayati, A., & Siregar, S. (2023). Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Dirumah Sakit Islam Malahayati Medan. 8(1), 94–101.

Triananda, B. L., Sidin, I., & Pasinringi, S. A. (2021). Factors Related To Completeness Of Completion And Timeliness Of Returning Medical Record Files In Inpatients At Tarakan Hospital. 2(2), 62–73. Https://Doi.Org/10.48173/Jwh.V2i2.119

Wardhina, F., & Rahmadiliyani, N. (2022). Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap. J-Remi : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 3(3), 214–222. Https://Doi.Org/10.25047/J-Remi.V3i3.3164

Wijaya, L. F. (2021). Jurnal Ilmu Komputer , Ekonomi Dan Manajemen ( Jikem ). 1(2), 1–11.

Winarti, & Supriyanto, S. (2015). Analisis Kelengkapan Pengisian Dan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit. Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia, 1(4), 345–351.

Wirajaya, M. K. M., & Rettobjaan, V. F. C. (2021). Faktor Yang Memengaruhi Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit: Kajian Literatur. Jurnal Kesehatan Vokasional, 6(3), 147. Https://Doi.Org/10.22146/Jkesvo.66282